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职场礼仪知多少?

发布时间:2018-10-11

毕业生走入职场,要在社会立足,除了专业背景外,良好的人际关系也非常重要。如何建立良好的人际关系?职场礼仪是关键!

礼仪伴随在我们与人交往的所有细节中,比如:公共礼仪中的行走礼仪、乘坐公交车、搭车电梯等;办公室礼仪中的电话使用、邮件传真发送、握手礼仪、介绍礼仪、名片礼仪等......正所谓:细节决定成败。与人打交道用好礼仪,可以很快和上司、同事、客户建立良好的人际关系,既有利于开展工作,也有利于寻求发展。职场礼仪归结为“六”个关键词:形象、聆听、思考、观察、语言、行为。其中,行为时至关重要的一环,是个人礼仪的直接呈现。那么,有哪些常见的“行为”礼仪呢?

一、职场电话:职场离不开电话,电话有时甚至是与他人联系的开始,不如:电话面试、联系客户、接受上级指令等。所以,这个环节至关重要。

1、选择恰当的时间:
如果你通话的对象是老板、客户、长辈、同事、请注意,非常急或者关乎对方的事情,要择时通话,尽可能避免晚上十点以后或者早上八点之前以及周末休息。

2、保持职业状态,注意微笑:
虽然电话不一定可视,但是身体的姿态会通过声音传递出去,如果坐姿端正、身体前倾、保持微笑,就会传递出积极、友好、可信的职业状态。

3、使用标准职业用语:
接电话时,要使用标准职业用语,包括问好以及主动报出所出组织的名称或部门,向对方明示自己的身份。

4、转接电话给领导时,需要注意三个步骤:
首先,确认领导是否做好听电话的标准;其次,告知电话的对方你需要转接,请稍后;然后转接。这样以确保双方能够顺利的沟通。


5、关键信息要反复重复确认:
核实,并及时做好相应的记录;如果当事人不在场,可留下对方的联系方式,待事后联系;遇到找人电话而被叫人不在场时,同样留下对方联系人信息和号码,及时传递给被叫人回复。

二、电邮礼仪:在现代职场,电子邮件是必不可少的交流工具。有些公司甚至在判断事件的是非对错时,把电子邮件作为直接证据。因此,如何发送电子邮件也成了职场新人不得不学额本领。

1、邮件主题最好明确,让收件人一目了然,如果是职位申请或者报名等邮件,邮件主题最好符合组织方的要求,以便信息能够顺利传达对方,业方便信息检索;

2、无论电子传递什么信息,邮件正文要符合信体的标准格式,比如:称谓、问候、祝福、落款和日期等,以表达对对方的尊重;

3、尽可能避免使用负面。消极或者幼稚的邮箱名字;

4、邮件附件部分不要使用最新高级版本文档编辑器,以防收件方无法获取准确的信息;

5、尽可能设置自动回复系统,回复系统中简短提示邮件收到,或者有急事如何联系本人,留言要简明并且体现文明礼貌。

6、及时处理邮件信息,以免耽误工作或者让的对方感觉自己的失礼,如果不能及时确认对方邮件中要求的信息,先简短回复,并作出必要的说明,然后告知确认信息的截止日期,既传递了礼貌的态度又达成工作的友好沟通;

7、如果给对方(领导或者客户)发出急件或者重要的工作报告贫,需要对方及时回复或者处理,可以礼貌地使用短信、电话或者其他方式提醒对方邮件已经送达,提醒对方注意查收;

8、如果发送邮件时,希望对方尽快看到,比如是求职申请之类的邮件,发送的时间还有一个讲究,那就是在上班后很快就能在邮件列表的第一页里看到。

三、传真礼仪:尽管电子邮件联系方便、迅速等特点,使传真的使用效率大大降低,但遇到一些紧急的文件往来时,传真也有“小窍门”。

1、发送传真之前,最好和对方电话确认一下时间、号码以及相关信息;

2、发送传真号时,如果对方是手动连接,请遵从电话礼仪做好应答和自我介绍,告知对方你的意图,并礼貌地请对方打开传真接收按钮;

3、传真发过去之前,可以在页眉上注明对方号码和接收人信息,便于接收方了解并及时转交;

4、如果传真机不是对方直接接收,传真发送完成后,需要联系对方并告知,以免耽误信息的接收。

四、电梯礼仪:经常受到一些学生关于乘坐电梯的咨询,比如电梯里遇到领导怎么办,赶时间的时候遇到满满当当的电梯怎么办?乘坐电梯是大部分的职场人每天都要遇到的事情,虽然是小事,但也能折射出一个人的内在修养。

1、等候电梯,请站立于电梯门外俩侧,如果电梯里面有很多人,或者遇到电梯超重报警,不要硬性挤入;

2、与尊长、女性一同乘坐电梯,先按下开门按钮,用手挡住电梯门一侧,请尊长或者女士先入电梯,自己再进入电梯,站立在电梯楼层按钮一侧控制电梯。

3、电梯运行到其他楼层,遇到电梯开门,顺势控制并给予必要的帮助;

4、电梯内因为空间小,所以尽量保持沉默,目光注视着电梯楼层显示器,以免不尊,当然,也需要了解相关知识,正确应对电梯突发事件。

礼仪是个人树立良好形象从而结识更多朋友、获得更多认可的重要素质。了解和掌握职场礼仪是现代人必不可少的职业素养,那就从我做起,从现在做起吧。